Цель — поблагодарить организаторов ДСГН ПСВТ за их труд и организовать культурный досуг всем старшекурсникам, которые активно помогали братьям своим меньшим (первокурсникам)

Тема в этом году — «WRONG PARTY». ДСГН АНТИК’26 собирает тех, кто оказался не на своей вечеринке, но решил остаться. Здесь нет правильного сценария, ведь именно гость создает атмосферу праздника. WRONG PARTY — место, где ты выбираешь праздник сам.

В этом году я принимала участие в организации Антипосвята Школы дизайна в 1-й раз. Выиграв выборы среди организаторов, мне удалось стать одним из двух координаторов — главных лиц мероприятия, отвечающих за координацию процессов.

В мои задачи как координатора входило:

1. Организация выборов глав отделов и направление организаторов по их желанию в отделы

2. Составление общего списка задач отделов

3. Проведение организационных собраний с руководителями отделов

4. Координация и поддержка всех 6 отделов на всех этапах подготовки мероприятия, включая решение форс-мажорных ситуаций

5. Утверждение документации: правил мероприятия, договоров о партнерстве, стоимости билетов и прочее

6. Создание и поддержание общей Excel таблицы для быстрой передачи информации всем огранизаторам

7. Подготовка и закупка ингредиентов для напитков и еды, а также сопровождение трансфера на место проведения Антипосвята

8. Уборка на площадке после мероприятия со всей командой

На этапе знакомства и онбординга команды, мы вместе со вторым координатором Доминикой Исаевой (а также с помощью старшекурсников-организаторов Посвята и прошлогоднего Антипосвята) сделали следующее:

1. Создали чаты отделов и отдельный чат руководства
2. Провели выборы руководителей отделов
3. Распределили организаторов по отделам с помощью голосования
4. Провели очную ознакомительную встречу с руководителями отделов и организаторами прошлого Антипосвята

Помимо этого, для более четкого понимания задач и планирования работы отделов я создала в Excel таблицу со стратегией для руководителей отделов.

Она включала в себя описание главной цели, KPI каждого отдела, разделение задач на 3 разных фокуса, а также планы на каждую неделю.

Стратегии мы придерживались на всех этапах подготовки, поэтому планирование помогло нам сэкономить много времени (и нервов).

Позднее, за несколько дней до самого мероприятия мной были составлены списки распределения организаторов по зонам площадки

А уже после мероприятия создала две формы:

1. Сбор отзывов гостей Антипосвята (23 ответа)
2. Сбор обратной связи организаторов Антипосвята (11 ответов)

P. S. подробнее про отзывы будет сказано позднее

Под моим управлением находились три отдела:

1. Отдел финансов (отвечает за составление смет, утверждение цен на билеты, все этапы работы с партнерами, закупки и продажи всего необходимого для успешной организации мероприятий)

2. Отдел развлечений (отвечает за подготовку программы мероприятия, составление диджей-сетов, создание 5 тематических точек с интерактивами, подготовку актеров для работы на зонах площадки)

3. Отдел бара и еды (отвечает за составление барной карты и меню для гостей, подготовку рецептов напитков, составление сметы для отдела финансов, закупку и использование оборудование, приготовление коктейлей и раздача еды на самом мероприятии)

Расскажу поподробнее про каждый

В рамках работы с этим отделом я занималась:

1. Помощью со составлением и ведением финансовых планов в Excel — сметы, продажа билетов, список гостей и так далее

2. Составила список из 260 потенциальных партнеров, которые могут закрыть один или несколько видов затрат на подготовку Антипосвята

3. Отредактировала скрипты для рассылки на почты потенциальных партнеров, чтобы компании с более высокой вероятностью согласились на наши условия

4. Помощь с выбором и офлайн просмотром локации для ароведения мероприятия, а также составление и подписание договора с лофтом

В рамках работы с этим отделом я занималась:

1. Помощью с распределением организаторов по зонам
2. Обсуждение и утверждение интерактивов на точки
3. Утверждение диджей-сетов и помощь диджеям во время Антипосвята
4. Решение форс-мажорных ситуаций, связанных с сюрпризом для гостей (зона гендер-пати)

Примечание: Гости в зоне свадьбы и гендер-пати могли проголосовать за пол будущего «малыша», а уже в час ночи был вынесен огромный торт, из которого «выбрался» руководитель отдела декора — Ульяна Рейвах

За 15 минут до старта сюрприза мы с руководителем отдела развлечений — Ариной Захаровой — столкнулись с непониманием того, где нам собрать гостей, чтобы не испортить все. Совместными усилиями мы пришли к решению и гостям положительно запомнился наш небольшой интерактив-подарок им!

5. Утверждение плана и помощь с поздравлением одного из гостей. «Невеста» прямо на нашем мероприятии провела конец своего дня рождения

В рамках работы с этим отделом я занималась:

1. Помощью со составлением сметы для закупки (с учетом постоянных изменений цен, таблица была обновлена >3 раз совместно с руководителей отдела финансов — Екатериной Субботиной)

2. Помощь с закупкой и перевозкой еды и ингредиентов для напитков на площадку (совместно с руководителями отделов развлечений (Ариной Захаровой) и финансов (Екатериной Субботиной), а также с организатором отдела декора Икономовой Анастасией)

Помимо выше указанного, я также помогала и другим отделами — иногда просто дав совет, а иногда включаясь в какой-то большой (или не очень) рабочий процесс.

1. Координация обеих съемок лукбука
2. Помощь с поиском моделей для лукбука

P. S. С позволения руководителя медиа отдела — Ильи Ланга — даже удалось сделать пару фотографий :)

P. S. 2.0. Все съемки проходили в фотостудии ВШЭ в корпусе Измайлово (за что спасибо университету за возможность!)

3. Участие во второй съемке лукбука в роли модели (роль: именинница-королева школы)

1. Составление шаблона для контент-планов соц сетей мероприятия

2. Решение форс-мажорных ситуаций (пример: не успевают выложить публикацию, непонятно как писать серьезные официальные посты про продажи билетов)
3. Помощь с поиском новых организаторов в отдел (+3 человека)

1. Помощь с поиском комплектующих для декора некоторых точек
2. Помощь с перевозкой декора на площадку

Помимо процессов, указанных выше, в день мероприятия я:

1. Помогала руководителю отделу финансов Екатерине Субботиной с проверкой документов гостей и направлением их на дальнейшие точки

2. Следила за безопасностью на всех точках площадки: проверяла состояние гостей и организаторов, помогала с уборкой (швабра + пролитый сидр = чудесное сочетание), регулировала споры между гостями, проверяла работоспособность техники у диджеев

3. А после мероприятия вместе со всеми убирала весь мусор с площадки и готовила остатки к перевозке

Как и во все прошлые годы, часть работы над мероприятие не обошлась без поддержки Школы дизайна.

В течение работы учебный офис предоставил нашей команде возможность готовить и хранить весь декор в аудитории на Малой Пионерской, а также предоставил нам разрешение на печать материалов в Препрессе Школы дизайна.

Также фотосессии для лукбуков проходили в Фотостудии Школы дизайна на Измайловском шоссе.

За это выражаем искреннюю благодарность! Без вашей помощи некоторые рабочие процессы прошли бы куда дольше и дороже

Мы успешно провели ДСГН АНТИК по всем канонам Школы дизайна и сами классно провели время!

Нам удалось сохранить посылы, заложенные 5 лет назад в это мероприятие, а также добиться автоматизации некоторых рабочих процессов, которые раньше вызывали трудности

И, конечно же, собрали много положительных отзывов!

Не обошлось без анализа работы руководства Антипосвята, поэтому также собрали отзывы организаторов, где некоторые положительно отметили мою работу координатором

Работа над ДСГН АНТИКом была очень насыщенной. Не без трудностей, но мы с коллегами успешно справились!

Хочу выразить огромную всем-всем организаторам за помощь в организации такого масштабного мероприятия, но отдельно хочется отметить руководителей отделов.

Спасибо большое: Доминике Исаевой за содействие координации отделов! Раде Мещеряковой за реально вкусный и прекрасный бар и сохранение трезвых (по возможности) голов гостей. Спасла наши деньги от штрафов! Екатерине Субботиной за миллион правильных и серьезных расчетов и удачные переговоры с Ecolatier+Cafe Mimi и Unilatex, Ульяне Рейвах за самый крутой декор, который покорил не только мое сердце, но и сердца гостей. Переманила внимание гостей на красоту! Арине Захаровой за правда интересные интерактивы на точках площадки, за несколько удивительных и привлекающих внимание сюрпризов для гостей. 100% смогла очаровать всех музыкой и развлечениями! Илье Лангу за огромное количество медиа-материалов как с мероприятия, так и до него. Продолжай развиваться как фотограф! Льву Зайченко за создание самой приятной айдентики для мероприятия, организацию масштабной пиар-кампании на 14 февраля. Ты вошел в историю Антиков как руководитель самого крутого дизайна!